1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer digitalen Angebote ist:

Hausverwaltung West
Inhaberin: Dipl.-Betr. (FH) Sonja Gottmann
Karlstraße 26
44649 Herne
Deutschland

Telefon: 02325 – 699907108
E-Mail: info@hausverwaltung-west.de

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website, bei der Kontaktaufnahme mit uns sowie bei der Nutzung unseres optionalen digitalen Kundenportals.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig vom jeweiligen Zweck – insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen,

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Verpflichtung,

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen.

Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere in der sicheren Bereitstellung unserer Website, der Kommunikation mit Kunden und Interessenten sowie der ordnungsgemäßen Durchführung unserer Verwaltungsleistungen.

4. Besuch unserer Website

Beim Besuch unserer Website können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• aufgerufene Seiten und Dateien,

• Referrer-URL,

• Browsertyp und Browserversion,

• Betriebssystem,

• Gerätetyp,

• technische Verbindungsdaten.

Diese Daten werden insbesondere verarbeitet, um unsere Website technisch bereitzustellen, ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten sowie technische Fehler zu erkennen.

5. Hosting durch IONOS

Unsere Website wird bei:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland

gehostet.

Beim Webhosting können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden. Nach Angaben von IONOS können hierzu unter anderem Referrer, angeforderte Webseiten oder Dateien, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit sowie eine anonymisierte IP-Adresse gehören. IONOS gibt für sein Webhosting an, dass diese Besucherdaten 8 Wochen gespeichert werden.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Sicherheit, Stabilität und zuverlässigen Bereitstellung unseres Webangebots.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit IONOS personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung unter Beachtung der Anforderungen des Art. 28 DSGVO. IONOS informiert darüber, dass die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bei neueren Verträgen seit dem 19.07.2022 Bestandteil der IONOS-AGB ist.

6. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,

• E-Mail-Adresse,

• Telefonnummer,

• Anschrift,

• Inhalt der Anfrage,

• übermittelte Dokumente,

• Angaben zu einem bestehenden Verwaltungsverhältnis.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen.

Je nach Zusammenhang erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

7. Telefonische Kontaktaufnahme und Anrufbeantworter

Eine Kontaktaufnahme mit Hausverwaltung West ist auch telefonisch möglich.

Eine jederzeitige telefonische Erreichbarkeit kann jedoch nicht gewährleistet werden.

Aufgrund von Außenterminen, Kundenterminen, Besprechungen oder sonstigen Tätigkeiten kann es vorkommen, dass ein Anruf nicht unmittelbar entgegengenommen werden kann.

In diesem Fall können Sie eine Nachricht auf unserem Anrufbeantworter hinterlassen.

Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name,

• Telefonnummer,

• Inhalt der Nachricht,

• Zeitpunkt des Anrufs.

Diese Daten werden zur Bearbeitung des Anliegens und gegebenenfalls für einen Rückruf verarbeitet.

Wir bemühen uns, hinterlassene Nachrichten zeitnah zu bearbeiten und zurückzurufen. Ein unmittelbarer Rückruf kann jedoch nicht garantiert werden.

8. Kontaktaufnahme über WhatsApp

8.1 Freiwillige Kontaktmöglichkeit

Hausverwaltung West bietet zusätzlich zur Kommunikation per E-Mail und Telefon die Möglichkeit, über WhatsApp Kontakt aufzunehmen.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Inanspruchnahme unserer Leistungen.

WhatsApp dient insbesondere der vereinfachten und schnellen Kontaktaufnahme.

Es kann insbesondere genutzt werden für:

• kurze Störungs- oder Schadensmeldungen,

• Hinweise auf ein Anliegen,

• Rückrufbitten,

• einen ersten Kontakt,

• kurze organisatorische Fragen.

8.2 Bevorzugte Kommunikation per E-Mail

WhatsApp ist nicht als ausschließlicher Kommunikationsweg vorgesehen.

Die laufende und nachvollziehbare Kommunikation erfolgt grundsätzlich über E-Mail.

Umfangreiche Informationen, Verwaltungsunterlagen, Nachweise und sonstiger umfangreicher Schriftverkehr sollen grundsätzlich per E-Mail oder über das persönliche Kundenportal übermittelt werden.

Wir können Sie daher bitten, ein über WhatsApp mitgeteiltes Anliegen anschließend per E-Mail oder über das Kundenportal weiterzuführen.

8.3 Bei WhatsApp verarbeitete Daten

Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer,

• bei WhatsApp verwendeter Name,

• für uns sichtbare Profilinformationen,

• Inhalt der Nachrichten,

• gegebenenfalls übermittelte Bilder oder Dateien,

• Zeitpunkt der Kommunikation.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme.

Je nach Zusammenhang kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO beruhen.

Soweit die Verarbeitung auf unseren berechtigten Interessen beruht, besteht unser berechtigtes Interesse darin, Kunden und Interessenten eine zusätzliche und unkomplizierte Möglichkeit zur Kontaktaufnahme anzubieten.

8.4 Datenverarbeitung durch WhatsApp

Bei der Nutzung von WhatsApp können personenbezogene Daten durch den Betreiber des Dienstes verarbeitet werden.

Auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp hat Hausverwaltung West nur begrenzten Einfluss.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

8.5 Keine unnötige Übermittlung sensibler Daten

Wir bitten darum, über WhatsApp keine unnötigen sensiblen oder besonders geschützten personenbezogenen Daten zu übermitteln.

Insbesondere sollten umfangreiche Verwaltungsunterlagen oder Dokumente mit zahlreichen personenbezogenen Daten grundsätzlich über das Kundenportal oder per E-Mail übermittelt werden.

9. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Hausverwaltung

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Hausverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten von Eigentümern, Mietern, Kunden, Nutzern, Ansprechpartnern, Dienstleistern und sonstigen Beteiligten.

Je nach Verwaltungsverhältnis können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,

• Anschrift,

• E-Mail-Adresse,

• Telefonnummer,

• Bankverbindung,

• Vertragsdaten,

• Miet- und Eigentumsdaten,

• Objekt- und Wohnungsdaten,

• Abrechnungsdaten,

• Zahlungsinformationen,

• Schriftverkehr,

• Belege,

• Protokolle,

• sonstige für die Verwaltung erforderliche Unterlagen.

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die Durchführung unserer Verwaltungsleistungen, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

10. Digitales Kundenportal

Hausverwaltung West kann Kunden auf Wunsch einen persönlichen, passwortgeschützten digitalen Kundenbereich zur Verfügung stellen.

Das Kundenportal dient insbesondere dem geschützten digitalen Austausch von Unterlagen zwischen der Hausverwaltung West und dem jeweiligen Kunden.

Über das Kundenportal können beispielsweise bereitgestellt werden:

• Betriebskostenabrechnungen,

• Nebenkostenabrechnungen,

• Abrechnungsunterlagen,

• Belege,

• Verwaltungsunterlagen,

• Protokolle,

• Mitteilungen,

• Schriftverkehr,

• sonstige kunden- oder objektbezogene Dokumente.

Soweit die entsprechende Funktion vorhanden ist, können Kunden über das Portal auch eigene Dokumente hochladen.

11. Datenverarbeitung im Kundenportal

Bei der Nutzung des Kundenportals können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,

• E-Mail-Adresse,

• Benutzername,

• technische Zugangsdaten,

• Kunden- oder Objektzuordnung,

• Login-Zeitpunkte,

• IP-Adresse,

• bereitgestellte Dokumente,

• hochgeladene Dokumente,

• technische Protokolldaten.

Die Verarbeitung dient insbesondere der sicheren Identifizierung berechtigter Nutzer sowie der Durchführung und Organisation des jeweiligen Verwaltungsverhältnisses.

12. Dokumente im Kundenportal

Die über das Kundenportal bereitgestellten Dokumente können personenbezogene und vertrauliche Informationen enthalten.

Der Zugriff auf die Dokumente ist grundsätzlich auf den jeweils berechtigten Kunden bzw. die berechtigten Nutzer beschränkt.

Die Dokumente werden insbesondere zur Erfüllung des jeweiligen Verwaltungsvertrages und zur Durchführung gesetzlicher und vertraglicher Aufgaben bereitgestellt.

13. Dokumenten-Upload durch Kunden

Soweit das Kundenportal eine Upload-Funktion bereitstellt, können Kunden eigene Unterlagen an die Hausverwaltung West übermitteln.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, nur solche Unterlagen zu übermitteln, deren Weitergabe an die Hausverwaltung West rechtlich zulässig ist.

Es sollten nur die für die jeweilige Verwaltungsangelegenheit erforderlichen personenbezogenen Daten übermittelt werden.

14. Sicherheit des Kundenportals

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die über das Kundenportal verarbeiteten Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung und Offenlegung zu schützen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Passwortschutz,

• Zugriffsbeschränkungen,

• verschlüsselte Datenübertragung,

• Sicherheitsupdates,

• technische Schutzmaßnahmen,

• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.

Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder die Weitergabe zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist.

Im Rahmen unserer Tätigkeit können insbesondere folgende Kategorien von Empfängern beteiligt sein:

• Eigentümer und Auftraggeber,

• Mieter und berechtigte Nutzer,

• Steuerberater,

• Rechtsanwälte,

• Banken,

• Versicherungen,

• Handwerks- und Fachbetriebe,

• Abrechnungsdienstleister,

• IT- und Hosting-Dienstleister,

• Anbieter technischer Systeme,

• Anbieter des Kundenportals,

• sonstige beauftragte Dienstleister.

16. Auftragsverarbeitung

Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden die gesetzlichen Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO berücksichtigt.

Dies betrifft insbesondere Dienstleister für:

• Hosting,

• Speicherung,

• technische Bereitstellung,

• IT-Dienstleistungen,

• Kundenportal,

• sonstige technische Verarbeitung personenbezogener Daten.

Für das Hosting unserer Website nutzen wir IONOS.

IONOS stellt für seine Produkte Informationen zur Auftragsverarbeitung bereit.

17. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.

18. Deaktivierung des Kundenportals

Nach Beendigung des jeweiligen Verwaltungsverhältnisses kann der persönliche Zugang zum Kundenportal deaktiviert werden.

Die Deaktivierung des Zugangs führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung aller gespeicherten Unterlagen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

19. Cookies

Unsere Website kann Cookies verwenden.

Technisch erforderliche Cookies können eingesetzt werden, soweit sie für den Betrieb der Website oder eine vom Nutzer ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich sind.

Nicht erforderliche Cookies werden nur eingesetzt, soweit hierfür die erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Die konkret eingesetzten Cookies richten sich nach der technischen Konfiguration unserer Website.

20. Webanalyse und technische Statistik

Soweit auf unserer Website IONOS WebAnalytics eingesetzt wird, können technische Informationen über die Nutzung der Website verarbeitet werden.

IONOS gibt an, dass WebAnalytics Tracking und Logging standardmäßig aktiviert und hierfür keine Cookies verwendet werden. Die Erfassung kann laut IONOS über einen Pixel oder ein Logfile erfolgen.

Für das IONOS-Webhosting werden laut IONOS unter anderem Referrer, angeforderte Webseiten oder Dateien, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeit und eine anonymisierte IP-Adresse verarbeitet.

Vor Veröffentlichung sollte geprüft werden, ob WebAnalytics im konkreten IONOS-Konto von Hausverwaltung West tatsächlich aktiviert ist.

Werden zusätzliche Analyse- oder Trackingdienste eingesetzt, ist diese Datenschutzerklärung entsprechend zu ergänzen.

21. Externe Links

Unsere Website kann Links zu Internetseiten Dritter enthalten.

Für die Datenverarbeitung auf externen Internetseiten sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich.

Bitte beachten Sie die jeweiligen Datenschutzerklärungen der externen Anbieter.

22. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft,

• Recht auf Berichtigung,

• Recht auf Löschung,

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

• Recht auf Datenübertragbarkeit,

• Recht auf Widerspruch,

• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung.

23. Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Sie Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Hausverwaltung West
Karlstraße 26
44649 Herne
Deutschland

E-Mail: info@hausverwaltung-west.de
Telefon: 02325 – 699907108

24.Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

25. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer Website und unseres Kundenportals grundsätzlich nicht statt.

26. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder unbefugter Offenlegung zu schützen.

Die Maßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen überprüft und angepasst.

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Vorgaben, technische Gegebenheiten oder unsere angebotenen Leistungen ändern.

Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.